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职场礼仪之联络礼仪

发布人:就业管理员    发布时间:2018年03月29日    阅读次数:490

          01

选择适合自己的联络方式

跟客户聊完订单、合同之后,就涉及事后怎么去联系的问题,那和别人联络用什么方式比较好呢?                                                                        

现在很多单位多少有点受外企的影响,一般只留办公电话、E-mailMSN。但是,还是入乡随俗比较好。如果你恰好在跨国企业或涉外机构,就可以尽量留办公电话、E-mailMSN。如果不是,那就没有必要牵强附会,只需要遵循本单位、本行业的一些规矩就可以了。像有些单位或部门为了保密,是不允许职员上QQ甚至上网,有些则恰恰相反,需要用QQ联系广大客户。总之,入乡随俗,就基本不会犯错了。

尽管如此,大家还是少用网络即时聊天工具(如QQMSN等),多打电话;打电话时少用座机,多用手机。为什么呢?因为在网上说事情比较浪费时间,速度慢、效率低,发短信其实也一样。用手机打电话的时候,对方要是没有接到你的电话,也可以通过回拨迅速找到你本人,而用座机打电话,人家极有可能找不到你。当然,遇到对方没接听电话这种情况,你最好马上发短信跟对方解释一下刚才为了什么事给他打电话,方便的话什么时候再联系。                                                 

02

对方能“看到”你的表情

在打电话的过程中,很多人会觉得,反正对方看不见自己在干什么,所以随便一点也无所谓。

其实,这种想法是错误的。

哪怕是隔着电话,你这头在干什么、是躺是坐,对方都能感受得到。举个简单的例子,同样是懒洋洋的声音,有的人一听就是特别累的样子,有的人则是刚睡醒的缘故,还有些人则是因为不耐烦。看似差别不大,但你一听就能听出来。                                                                                                     

所以给人打电话的时候,永远不要心存侥幸,偷吃东西或一副懒洋洋的样子,甚至把腿翘到了桌子上,而要心存敬意、面带微笑。你要相信,当你微笑的时候,电话另一头的人是能“看到的”。

这是一种礼貌,一种习惯,更是一种素养。你只有人前人后一个样,才能说掌握真正的礼仪了。

03

打电话时要说话主动

当你做好各种准备,开始打电话的时候,还应该注意一些细节。

1学会自报家门

不管是打电话还是接电话,一定要学会自报家门。打通电话之后要先说清楚你是哪个单位的、叫什么名字或者你姓什么、你想找谁、找对方有什么事情。如果这个人不在,你应该请这个接电话的人帮忙转告一下,并留下你的联系方式。                                                                                             

2学会消除彼此的陌生感

除了自报家门,你还要学会调动一切有利的因素,消除对方的陌生感。比方介绍说,你是通过谁的介绍认识他的,你们曾在哪里见过面、交换过名片,你们都是哪里人,如此等等。总之,调动一切可以帮助对方回忆的细节,拉近你们彼此的距离。只有消除彼此的陌生感,你才能与对方融洽地交流,顺利达到谈话的目的。永远不要让人像挤牙膏一样,他问一句,你才答一句。

 3少说废话是一种美德 

如果对方实在想不起来,那也不要生气,这是人之常情,至少是大忙人之常情。这时候,你就直奔主题,说明你的来意就好了。要是有合作的可能,哪怕你们之前从未见过面,又有何妨?毕竟,你是来谈生意的,不是来叙旧的。

 

 尤其是当你工作三四年了,更要想到,士别三日,当刮目相看,你的大学同学可能已经升到中层了,他的时间安排跟你不一样。这时候,他没空理你,并不代表他不重视友情或是架子太大,而是客观环境使然。


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